Omnifocus使用心得总结六(Workflow和Case Study)

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让各位久等啦~《工具控的福音——Omnifocus使用心得总结》的最后一篇,我觉得是全系列中最有价值的一篇,看上去是写Omnifocus的工作流,其实其中更多的是我自己的一些GTD系统心得。无论你是否使用Omnifocus,应该都可以从这篇文章中获得一些启发。

Workflow

接触GTD以来,我最喜欢的一个词便是Workflow——工作流。我们做每件事的方法,我们的每个习惯,我们的生活方式,这些最终都组成了我们的Workflow。也就是说,创造和改进Workflow,也就是创造改进生活本身。不管我们运用的是什么工具,什么理论,纸笔或者是Omnifocus,青蛙或者是番茄,背后的Workflow才是本质。

虽然之前把Omnifocus各个部分拆开来讲了好多,但是各位也许还是会觉得困惑,是的,就好像是一片一片碎片,《工具控的福音》最终章就为大家将这些碎片完整的拼起来吧。

作为一个典型的朝九晚五型的办公室一族,我的一天大致可以分为早晨、工作时间、晚上这三个时间段:

  • 早晨&工作时间:收集&执行——ios版
  • 晚上:处理&回顾——mac版

早晨

实际上每天早晨我做的事情都是固定的,也就是在之前的篇章里我提到过的Morning Ritual,我会将一些容易忘记的细节放进去,比如吃完早饭要吃善存片这样的小事,也会列进去:

工作时间

对于工作和生活的平衡,我给自己定下了原则,工作时间绝对不做个人的事情,同样,只要在个人时间段内,也绝对不处理工作上的事情,除非是加班。

因此当我到公司时,我会打开我的To do list(也就是“已有旗标”)并且只查看其中Office情境下任务,将Home情境下的任务隐藏掉。

然后按照情境的分类一一完成。

当然,在这个过程中,我们通常会遇到两种情况:

1)遇到同事或者上司的打扰,对方突然要求你完成某项任务或者突然要开某项会议

面对这种情况,先询问事情是否需要立刻完成,如果不是非常紧急,可以先将他们推迟,放到某个特定的时间段做。比如,我每天给自己的任务,估计总完成时间为5个小时,那么以上午两小时,下午三小时来计算,正常来说在下班前我还有近1个半小时,除去下班前的准备工作,还有1个小时是完全没有安排任务的时间,我将它称作“奖励时间”,一旦遇到上述情况,我会将这些临时多出来的工作放在这个时间段完成。如果运气好,我可以自由利用这些时间,就可以根据当时的精力状态,选择“行动盒子”里的某些任务完成,也可以看一些工作上的书或者资料,休息一下。

当然,也有可能领导安排你的工作是特别紧急的,这种情况下没有办法,只能先完成领导布置的任务了,不过不需要担心这样的任务会打乱节奏,一则有“奖励时间”可以缓冲,二来在之后我提到的勾选旗标的原则会帮助我们,保证就算耽搁一下手头的活,也不会有大问题,嘛,这边先卖个关子吧。

2)效率太高,竟然提早完成任务了耶(这种情况恐怕比较少)

这种情况就需要出动“行动盒子”了,要是我太早完成当天的任务,那么,为了遵守上面提到的“平衡原则”,我依然不可以做自己的事情,这样我必须再从Omnifocus中选出几个我当天还可以做的工作,“行动盒子”就是充当了Next Action的角色。

在工作时间的最后半小时,是我留给自己整理当天工作的时间,也是最后整理工作区的时间。Work End Ritual就是把结束工作前的一系列任务结合在一起的Ritual。在这个Ritual里可以放一些需要是不是Check一下的工作,就不会忘记这些细枝末节了。

在这期间如有有需要的收集的任务,可以用便签之类临时先记录一下,最后再整理到ios版的Omnifocus,或者直接发邮件到Omnifocus,方法见《OmniFocus里可以用发送邮件的办法在Windows系统中实现快速收集功能》。

晚上

因为在公司不是mac系统,所以我将每天的任务处理和回顾时间放在Evening Ritual里:

每天的回顾主要分为四部分

  • 清空:包括清空邮箱、Evernote和Omnifocus的收集箱,在每周回顾中我还加入了清空Read it Later、手机里的照片等等
  • 检视:在每日回顾中,我会检视重要的项目,检查他们进行到哪一步,他们的开始时间和截止时间是否右变动
  • 总结:包括将每天完成的任务通过“报告”Applescript发送到evernote、在Dayone内写下当天的心得感悟、把Atimelogger内每天的时间花费发送到evernote
  • 计划:在每日回顾时,需要标出明天所做的任务。在每周回顾时,可以订立下周的工作目标

在标出明天所做的任务时,原则如下:

1. 预测里被表为橙色的和红色的任务一定要标上旗标,请尽量保持预测里不要出现这两种颜色。做到这一点,就不会加入救火队员的行列。当你突然面对某项计划外的任务时,也不用担心会耽搁手头的工作。

2. 当你把所有的任务标出来之后,请到已有旗标内再次检视一次,将每一项工作的预估时间添上,并计算出预估的总时间。请保证总时间比你的工作时间少一个小时。对于像我一样的办公室一族,我建议5个小时为佳。

关于Soft due dateHard due date

所谓的Hard due date,就是指客观意义上一件任务的截止日期,而与之相对的Soft due date,就是指一件任务并没有明确的截止日期,因此我们通常会自己赋予它一个截止日期,但这个截止日期并不是真实的。比如说我们通常会遇到一种讨厌的人,给你的任务总是伴随着“越快越好”或者“有时间你就做”这样的话,但你若真相信了这样的话,把它放到一堆别的事情之后,那就糟糕了。当然面对这样的情况,最好的办法是问清楚截止日期。还有一种办法,就是人为限定一个soft due date。

对于soft due date的应用,网上曾有一种利用soft due date来代替旗标作为to do list的方法,我认为此种方法的缺陷还是很明显的,当hard due date隐藏在一堆soft due date中,你还能分得清楚真正的截止日期是哪天吗?

其实,无论是hard 还是soft due date,本质都是截止日期,也就是说,当你给一个任务定下了截止日期,不管那个日期是你自己定的,还是客观存在的,在定下的那一刻,它们都变成了同一个东西。你必须在内心告诉自己:这就是截止日期,过了这个时间还没有完成任务的话,就糟糕了。而不是:没关系,反正截止日期是我自己订的。所以截止日期如果是客观的,就填客观的,没有的话就自己根据当前任务情况和重要性填一个,注意不要为了提前完成任务把Hard due date变成Soft due date。余量这种东西是为了防止别人拖延而准备的,一旦给自己留有余量,就等于给了自己拖延的机会!

Case Study:如何制定一个项目

当我们将一个idea扔到Inbox里面,在我们将它归到Personal或者Work文件夹之前,还有一件很重要的事,那就是判断它是否为一个Project,也就是需要一个步骤以上才能完成的任务。比如举办一场婚宴、安排一场旅行等等。有的项目牵涉到的人有很多,周期也可能会很长,如何将他们合理的放置到Omnifocus中就成了最大的问题。

Omnifocus作为一个GTD工具,我们期望它的自动化能得到最大化。虽然每天每周的Review是维持系统运转的不可避免的步骤,但是我们依然希望它能尽可能的“智能”,减少我们的负担。基于这个目标,合理的设置文件夹、情境和透视就很重要,但即使如此,我们依然需要掌握如何将一个庞大且初期可能非常模糊的项目放置到Omnifocus中,比保证其足够“智能”,免得我们花费太多的精力在梳理这些项目上。

下面我举一个我工作中例子

案例:某日Boss要求我汉化一本德国的宣传册

步骤一:分解项目

如果是第一次的话,可以画个流程图理清思路,已经很熟悉的话,直接写下来也可以,如果频繁做类似的项目,可以用到Template的Applescript哦。

一般来说,每次汉化一本宣传册的流程,都是翻译→排版→校对→确认印刷,这期间会涉及到翻译公司、印刷厂等第三方。我们可以列一张图:

步骤二:将整理好的思路放到Omnifocus里,原则有三:

所有涉及到第三方的工作也要列入,可以用【】以示区别

这一点之前在透视篇讲到过,一方面是为了跟踪他人的工作成果,另外一方面是为了通过跟踪,自动启发下面的动作

每一个步骤都要详细的列入,不要跳步骤

保证在Omnifocus里的任务都是以动词开头,并且尽可能的细化,例如“校对完毕的译文发给印刷厂”这样的动作,也尽可能的列入其中

活用顺序符号“平行”、“顺序”以及“完成最后一个项时标记完成”这一功能

这一点对于Omnifocus的“智能”很重要。理想状态下,除非一个项目遇到变故,否则在我们将它安排好放入项目文件夹之后,所做的事只有一项一项打勾,而不需要再去添加什么内容。要做的这一点,我们必须保证我们所做的每一件事都包含其中,且可以自动启发。

另外重要的一点,就是尽可能的缩短项目的时间。我们不是都知道,烧水的时候可以切菜,有的时候多线程的工作可以提高效率。所以为了满足以上所说,多线程的工作一定要将状态设置成“平行”

从上图可以看出,这个项目实际在Omnifocus中并不和之前为了理清思路而画的流程图完全相同,原因就在于在Omnifocus中我们更多考虑的是时间因素,即有限满足“能同时做的事情用平行状态”这一条件。另外,每一个带有次级任务的主任务,都要视情况打上下图的勾:

都要视情况打上下图的勾:

首先,整个项目是一个顺序状态,所以在①出用的是顺序标志,在初期材料准备中主要分类两条支线,“Indesign文件获取”和“PDF文件获取”,这两条线是同时进行的,因此②出是平行状态。每条线内的任务都是线性发展的,隐私③和④处都是顺序状态。

那么,来看一下最后的结果

在工作计划这一透视中,我们只能看到两个任务,而这两个任务表示了你可以同时做,完成后自然会触发下一个场景。

作者啰嗦的尾声

《工具控的福音——Omnifocus使用心得总结》写到这里终于要结束了,第一次写这样长篇的文章受到了很多人的欢迎,连我自己也吓了一跳。在写这篇文章的过程中,自己也在想这套系统是不是还有改进的地方,就这样一直想一直改进,完成时竟然用了两个月时间。

我一直认为Omnifocus并不是很复杂,虽然这一直是阻碍其普及的理由之一。很遗憾很多朋友明明已经凑齐了一套Omnifocus,最后却因为“不易上手”而放弃。真正复杂的构建自己的GTD系统,个人管理系统,Omnifocus最终也只是一个工具而已。但是,不断地思索“怎么样才能构造一个更适合自己的GTD系统”“怎么样才能平衡工作与生活”“幸福的生活究竟应该是什么样子”这些不正是GTD的乐趣嘛。不断的改进自身,不断的前进,在这个过程期间不要为了所谓的“复杂”而却步,不要吝啬于思考,这样也许我们会离梦想更近一些。

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