Omnifocus使用心得总结二(项目与情境)

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项目

对于项目的设置,无非是合理运用文件夹以及Omnifocus的三种项目形式。我的建议是,最好把工作和个人生活放在两个文件夹里,因为工作的项目实在太过复杂了,至于个人生活是不是要按照健康、学习、财富、人际关系等等这样分开来,可以视情况而定,如果项目不是很多的话,也没必要分的太清楚。文件夹设置的第二个原则是不可以为后续的透视设置造成麻烦。

我的项目设置基本上参照了Asian Efficiency的方法,不过略做了一些改动:

Work文件夹:所有和工作有关的事情

  • Administrative Tasks:日常行政工作,比如报销、申请加班等等
  • Single Actions:单个行动的集合,比如拿快递,刻录资料盘,填写申请表等等
  • Function 1、2、3:按照职能划分的文件夹
  • Project 1、2、3:每个职能下面的项目
  • Someday/Maybe:目前不需要做的工作

Personal文件夹:所有个人的事情

  • Shopping List: 购物列表
  • Review:所有想要复习的工作,包括阅读,语言的学习等等,该文件夹的所有任务按照艾宾浩斯记忆曲线重复

Ritual文件夹:所有日常重复的项目以及回顾的项目

Template:模板文件夹

情境

对于情境的设置,我没有按照传统GTD方法那样按照地点和工具来设置,一是因为omnifocus只能设置一个情境的原则,第二也是最重要的,经过半年的实践,我发现传统的设置方法让情境的功能彻底失效了,只是成为了一个摆设。当我在面对一堆待办事项的时候,我是根据情境来选择做什么吗?不是,因为同一情境内的任务还是没有优先等级(没有明确的优先级可以看成是Omnifocus的一个缺点,却也为灵活的定制系统创造了条件),过去当我到公司时,我发现我有15个任务情境都是“Office”,而我压根不知道应该先完成哪一个,于是我又要用脑子再思考他们的优先级。这样相当于什么问题都没有解决。

将情境作为“能做这件事的时间/精力条件”,每个情境都对应唯一的时间/或状态,一是避免陷入多情境的两难境地,二是将事物的优先级列出来,甚至将该优先级对应到具体的时间段,弥补了Omnifocus无法设置优先级的缺陷。

Office - 所有在公司完成的行动

  • Important-最高优先级,指无论任务需要多少时间完成,一到公司立刻执行
  • Deep Time-需要沉下心来防止他人打扰的工作(使用番茄工作法)
  • Email Time-处理邮件
  • Chores Time-在每天1:00-2:00pm集中处理10min中以内的任务
  • Noon Break-午休时可以完成的工作(也可以是某些私事)

我将工作日的上午用来处理“Important”的工作,这些通常是紧急或者重要的任务,哪怕是填写一份快递单,影印一份资料,只要标明important,就必须优先完成。Deep time是用来处理那些需要大块时间(50min)且需要高度注意力的工作,我会安排在上午(没有important项目的情况下)以及下午2点到5点之间,这时候精力通常都比较充沛。Chores Time是指下午开始的第一个小时,这个时候人很容易疲惫,用来处理那种需要跑跑腿,沟通,10min以内就能完成的琐碎的工作最合适。Email Time是指上午11点-11点半,用来处理上午的收到的邮件,顺便调整下午的任务安排。

Home - 所有在家完成的行动

  • High Energy-需要集中精神完成的工作,比如阅读、学习
  • Brain Dead-不需要动脑筋的工作,比如家务活
  • XP-用到PC机,比如网银付款

家里和公司的生活有很大差别,因此主要根据精力来区分情境。

Errands - 外出的行动

  • Bank/ATM
  • Supermarket
  • Watson
  • Ikea
  • Exhibition Hall

外出的情境可以选择几个固定的地点,这是唯一一个我觉得符合GTD一口气完成同一情境下所有任务的特征的情境。

Omnipresent - 与地理位置无关,满足下面条件在任何地方都可以做的事情

  • IOS-ipad/iphone
  • Online
  • Phone
  • Brain/Notebook-用脑子或者纸张进行的思考,推理等等

Omnipresent虽然说是与地理位置无关,其实实践下来,基本上是上下班路上,等车等飞机,排队等等场合。这些场合的特征就是工具有限,通常用到的也就是脑子、手机或者纸笔。

Delegate(暂停) - 分配给相关联系人的工作

这个情境很有用,在它下面尽可能列出会和你生活有交集的人,具体到名字更好,比如同事、父母、朋友等等,配合“跟踪”透视会有很强大的功能哦。

On-hold(暂停) - 某个项目中的某个行动处于暂停状态

当我整理收集箱时,只需要考虑这件事是属于那个项目,而不需要考虑情境,等到我从透视里选择需要完成的任务时,再根据这件事的重要性程度以及完成的条件选择情境,如下图:

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