Omnifocus使用心得总结二（项目与情境）

项目

对于项目的设置，无非是合理运用文件夹以及Omnifocus的三种项目形式。我的建议是，最好把工作和个人生活放在两个文件夹里，因为工作的项目实在太过复杂了，至于个人生活是不是要按照健康、学习、财富、人际关系等等这样分开来，可以视情况而定，如果项目不是很多的话，也没必要分的太清楚。文件夹设置的第二个原则是不可以为后续的透视设置造成麻烦。

我的项目设置基本上参照了Asian Efficiency的方法，不过略做了一些改动：

Work文件夹：所有和工作有关的事情

• Administrative Tasks：日常行政工作，比如报销、申请加班等等
• Single Actions：单个行动的集合，比如拿快递，刻录资料盘，填写申请表等等
• Function 1、2、3：按照职能划分的文件夹
• Project 1、2、3：每个职能下面的项目
• Someday/Maybe：目前不需要做的工作

Personal文件夹：所有个人的事情

• Shopping List: 购物列表
• Review：所有想要复习的工作，包括阅读，语言的学习等等，该文件夹的所有任务按照艾宾浩斯记忆曲线重复

Ritual文件夹：所有日常重复的项目以及回顾的项目

Template：模板文件夹

情境

对于情境的设置，我没有按照传统GTD方法那样按照地点和工具来设置，一是因为omnifocus只能设置一个情境的原则，第二也是最重要的，经过半年的实践，我发现传统的设置方法让情境的功能彻底失效了，只是成为了一个摆设。当我在面对一堆待办事项的时候，我是根据情境来选择做什么吗？不是，因为同一情境内的任务还是没有优先等级（没有明确的优先级可以看成是Omnifocus的一个缺点，却也为灵活的定制系统创造了条件），过去当我到公司时，我发现我有15个任务情境都是“Office”，而我压根不知道应该先完成哪一个，于是我又要用脑子再思考他们的优先级。这样相当于什么问题都没有解决。

将情境作为“能做这件事的时间/精力条件”，每个情境都对应唯一的时间/或状态，一是避免陷入多情境的两难境地，二是将事物的优先级列出来，甚至将该优先级对应到具体的时间段，弥补了Omnifocus无法设置优先级的缺陷。

Office - 所有在公司完成的行动

• Important-最高优先级，指无论任务需要多少时间完成，一到公司立刻执行
• Deep Time-需要沉下心来防止他人打扰的工作（使用番茄工作法）
• Email Time-处理邮件
• Chores Time-在每天1：00-2：00pm集中处理10min中以内的任务
• Noon Break-午休时可以完成的工作（也可以是某些私事）

我将工作日的上午用来处理“Important”的工作，这些通常是紧急或者重要的任务，哪怕是填写一份快递单，影印一份资料，只要标明important，就必须优先完成。Deep time是用来处理那些需要大块时间（50min）且需要高度注意力的工作，我会安排在上午（没有important项目的情况下）以及下午2点到5点之间，这时候精力通常都比较充沛。Chores Time是指下午开始的第一个小时，这个时候人很容易疲惫，用来处理那种需要跑跑腿，沟通，10min以内就能完成的琐碎的工作最合适。Email Time是指上午11点-11点半，用来处理上午的收到的邮件，顺便调整下午的任务安排。

Home - 所有在家完成的行动

• High Energy-需要集中精神完成的工作，比如阅读、学习
• Brain Dead-不需要动脑筋的工作，比如家务活
• XP-用到PC机，比如网银付款

家里和公司的生活有很大差别，因此主要根据精力来区分情境。

Errands - 外出的行动

• Bank/ATM
• Supermarket
• Watson
• Ikea
• Exhibition Hall

外出的情境可以选择几个固定的地点，这是唯一一个我觉得符合GTD一口气完成同一情境下所有任务的特征的情境。

Omnipresent - 与地理位置无关，满足下面条件在任何地方都可以做的事情

• IOS-ipad/iphone
• Online
• Phone
• Brain/Notebook-用脑子或者纸张进行的思考，推理等等

Omnipresent虽然说是与地理位置无关，其实实践下来，基本上是上下班路上，等车等飞机，排队等等场合。这些场合的特征就是工具有限，通常用到的也就是脑子、手机或者纸笔。

Delegate(暂停) - 分配给相关联系人的工作

这个情境很有用，在它下面尽可能列出会和你生活有交集的人，具体到名字更好，比如同事、父母、朋友等等，配合“跟踪”透视会有很强大的功能哦。

On-hold(暂停) - 某个项目中的某个行动处于暂停状态

当我整理收集箱时，只需要考虑这件事是属于那个项目，而不需要考虑情境，等到我从透视里选择需要完成的任务时，再根据这件事的重要性程度以及完成的条件选择情境，如下图：