Omnifocus使用心得总结一(基础设置)

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题记

大部分第一次接触到Omnifocus的人,都会被它的复杂性吓到,很多人甚至只是打开几次就不再用它了,甚至得出了“Omnifocus太复杂了,不如Things好用”之类的结论。的确,Omnifocus的复杂性在众多GTD软件中算的上数一数二,但这并不妨碍它获得“GTD神器”的称号,国内关于Omnifocus的经验分享的确不多,大多数教程都是英文的,缺乏教程和心得分享也是Omnifocus复杂的原因之一。

本文是我实践Omnifocus一年来的心得分享,希望给那些因为复杂而对Omnifocus望而却步的GTDer一些帮助。

请注意:本文偏重如何“使用”Omnifocus,而非GTD的那一套流程,因此不会对GTD基础的概念做出解释,也不会过多的涉及包括青蛙、番茄等等理论,但可能会有一些简单的设计。

为什么我会选择Omnifocus?

首先我想说的是,在我实践过的所有工具中(纸笔系统、ios平台上的2do、outlook等等),Omnifocus是最棒的,在它之后,我终于停止了寻找各种工具。它具有两个别的工具都缺失的特点:

✓ 项目的无限层级

大多数GTD软件都不支持项目的无限层级,Things因为这一点一开始就没在我的考虑范围之内。很多人认为如果任务不复杂的话,就不需要无限层级了。但事实上,无论是生活上还是工作上,即使我这样的普通人也会觉得一两个层级根本不够用,比如安排一次自助游,这是每个人都可能会遇到的超级复杂的项目,类似还有装修,举办婚礼等等,无限层级在这样的项目面前是必须的。

✓ 定制灵活性高,且定制成本低

Omnifocus的文件夹、情境、透视为定制适合个人的GTD系统提供了最大的便利性,在加上对applescript的支持,一些非自带的功能也可以实现,而且成本不高。

这里插一句,虽然软件本身价格不菲,而且需要mac平台支持,但是作为一个为了omnifocus跑去买mac的普通小白领,我表示Omnifocus带给我的惊喜让我从未后悔过自己的决定,并且认为这笔钱花的很值得。至于这个定制成本主要是从时间成本和便利性考虑。

举个最典型的例子,通常人们都认为纸笔系统是最便宜的,但是实际上,由于纸笔系统太原始了,运行的时间成本和定制成本反而是最高的。比如你需要定制适合自己的内页,于是你需要用Excel制作表格(我看到过有人用AI来做笔记本内页的),然后需要买一台彩色打印机,一个裁纸机,一个打孔机,一本活页本(filofax或者traveler’s notebook这种),一堆各种各样的便签,一个便签机,一堆贴纸(如果要diy贴纸就更复杂了),一堆荧光笔(muji的荧光笔比较受欢迎),还要一只能配得上本子的钢笔(必须Lamy啊)。当然在这之前你还必须考虑是A5还是A6好,携带会不会不方便等等问题。相比之下Omnifocus是不是简单多了。

【参考资料】

关于Omnifocus的资源,国外的确比国内更多一些,这里首先要推荐Asianefficiency,也许已经有很多人知道这个网站了,它有一套关于Omnifocus的入门文章,基本上覆盖了Omnifocus的所有基本应用。另外还有http://pxldot.com,这个网站有许多很棒的用于Omnifocus的Applescript,另外就是Using Omnifocus网站,有许多关于Omnifocus的博文,最后就是Omnigroup官网的论坛,也有许多牛人。

以下介绍的方法,有些是得自于上面这些网站,有些是我自己的个人总结,有些则是经过时间后,对上面方法的改进版。但无论如何,我还是推荐大家仔细阅读以下Asianefficiency和Using Omnifocus的文章,那么你将更容易理解下面的文章,反之亦然。

基础设置

当我们第一次打开Omnifocus软件时,需要对其设置进行一些改变,这样之后用起来就更顺手一些。

首先是精简界面。这一步主要要做两件事,一是尽可能隐藏不需要的图标,二是为那些隐藏却又是必备的功能设置快捷键。

上图是我的Omnifocus精简后的界面,工具栏左边放置了所有情境,中间放置了所有需要的Applescript,最右边是搜索和同步。几乎所有Omnifocus默认的按钮都被隐藏了。

基础的几个功能都设置了快捷键,这里的快捷键务必要简单好记,最好只涉及到两个按键,我的命名规则基本是按照control+首字母的形式。另外有几个常用的快捷键要记住,如下

  • command+N 新建入口
  • control+command+F 聚焦/显示全部
  • command+shift+R 标记为已检查
  • command+shift+I 检查器

虽然同步也有个快捷键,但是Omnifocus有的时候会同步失败,如果去掉这个按钮会误以为同步成功,所有这个按钮最好还是保留。记住这些快捷键基本上就可以把默认的几个按钮隐藏掉,为Applescript和透视流出空间。

其次是关于“即将截止”的设定时间。我建议对于一周做五休二的上班族(不包括学生),最好设置截止日期为4天,这样做最大的一个好处,就是下周一截止的工作,在周四晚上做Evening Review的时候,就能显示出橙色,提醒你只剩下周五一天可以完成它了。如果是学生党,我觉得可以设置成2天。

另外截止日期的预设时间,我通常会设置成下班前半小时,这样工作结束后可以留出半小时做回顾。

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